Gestão Remota: conheça boas práticas para incentivar uma rotina de trabalho mais produtiva

Preparo da liderança para suportar as equipes, transparência na comunicação e alinhamento das expectativas são algumas das ações que contribuem para a gestão remota eficaz.

Na última década, várias empresas embarcaram na transformação digital e passaram a incluir o trabalho remoto no dia a dia. No entanto, muitos outros negócios só se depararam com a modalidade agora, em que a disseminação do novo coronavírus levou empresas de todo o mundo a adotarem o home office. Seja qual for o caso, essa forma de trabalhar sempre traz à luz uma questão fundamental: como realizar uma gestão remota eficaz, que garanta a produtividade dos colaboradores?

A gestão remota sempre foi um grande desafio, que demanda líderes hábeis para contornar adversidades e transformá-las em força motriz.

E se já não era fácil criar uma cultura forte e consistente durante circunstâncias de trabalho “normais”, as incertezas trazidas pela Covid-19 intensificaram ainda mais a questão. Isso porque a adaptação de última hora a uma nova realidade tem impactado emocionalmente a todos, o que, consequentemente, também pode refletir na produtividade dos profissionais.

Diante de tantas variáveis, o artigo de hoje reúne algumas estratégias e medidas que podem ser adotadas nas organizações a fim de incentivar uma rotina de trabalho mais produtiva e menos estressante para os colaboradores.

Se a sua empresa passou a adotar o home office recentemente e ainda tem dúvidas de como colocar em prática a gestão remota, então este conteúdo é para você.

Entendendo o cenário atual e os impactos dele no trabalho

Como já abordamos anteriormente aqui no blog, a propagação do novo coronavírus têm trazido diversos impactos no dia a dia das pessoas. No trabalho, por exemplo, a pandemia tem mudado a rotina de escritórios de todo o mundo. A fim de reforçar as medidas preventivas, muitas empresas adotaram ações extras como home office, férias coletivas, cancelamento de viagens e demais eventos.

Para se ter uma ideia das dimensões dessas mudanças, pesquisas realizadas pela Gallup, empresa global de consultoria e análise que ajuda líderes e organizações a resolverem seus problemas mais urgentes, buscaram mostrar algumas tendências observadas nos Estados Unidos frente ao avanço da Covid-19.

A primeira rodada das pesquisas foi realizada de 13 a 16 de março, enquanto a segunda fase foi realizada de 27 a 29 do mesmo mês. Confira, abaixo, o que mudou neste curto período de tempo:

A porcentagem de funcionários em período integral que disseram que a Covid-19 interrompeu sua vida “bastante” ou “em uma quantia significativa” saltou de 58% para 81%.

->  40% dos funcionários dos EUA disseram que seus empregadores congelaram as contratações, enquanto 33% disseram que os empregadores reduziram horas ou turnos por causa da pandemia.

->  A porcentagem de funcionários que começaram a trabalhar em casa, em tempo integral, devido à quarentena aumentou de 33% para 61%.

->  A porcentagem de pais que trabalham em período integral e que precisaram manter seus filhos em casa (longe da escola) por causa da COVID-19 aumentou de menos da metade (44%) para todos (100%).

Ainda segundo a Gallup, os efeitos combinados da incerteza assustadora sobre a saúde física e financeira em um futuro próximo, bem como as pressões do auto-isolamento necessário, levaram a níveis recordes de estresse e preocupação no país, que superam em muito os registrados nos últimos anos. Em comparação com 2019, os relatos de preocupações diárias aumentaram de 37% para 60% na população ativa em período integral. Além disso, o estresse diário aumentou de 48% para 65%.

Aqui, vale lembrar que o excesso de preocupação pode resultar em um transtorno de ansiedade e que, no ambiente corporativo, os sintomas deste transtorno se traduzem em dificuldade de se concentrar e fazer boas entregas, bem como de trabalhar com colegas e clientes, problemas de insegurança e desistência de tarefas por medo de falhar, dentre outros. Segundo a OMS, estima-se que a depressão e os transtornos de ansiedade custam em média 1 trilhão de dólares em perda de produtividade.

O fato é que, em tempos de crise, cada funcionário reagirá de maneira diferente e seus pontos fortes influenciarão tanto nessas reações quanto em sua produtividade. Logo, como será que o RH pode atuar em conjunto com os líderes e gestores das empresas, a fim de empregar uma gestão remota capaz de considerar as particularidades de cada colaborador, potencializando seus pontos fortes e garantindo bons resultados para a empresa, sem deixar de lado o bem-estar de todos? É exatamente sobre isso que falaremos a seguir.

Adotando uma gestão remota que traga bons resultados em 4 passos

O trabalho remoto possibilita que os colaboradores desenvolvam suas atividades de onde estiverem, a qualquer hora, trazendo mais mobilidade e flexibilidade para a rotina das empresas. No entanto, liderar equipes a distância pode parecer, para alguns, uma tarefa complexa e perigosa… Afinal, uma das grandes preocupações do alto escalão das empresas é de que os colaboradores tenham a produtividade diminuída ao trabalharem de casa.

O fato é que, com estratégias bem definidas, somadas a uma comunicação transparente e assertiva, esses desafios podem ser tranquilamente contornados. Confira, abaixo, quatro medidas que você pode adotar para uma gestão remota que traga bons resultados ao seu negócio – considerando, é claro, as particularidades do momento atual.

1. Aposte em um canal de comunicação efetivo

Um bom líder deve ser capaz de falar abertamente com os seus liderados, com o objetivo de mantê-los informados em todos os níveis. Considerando o clima de incertezas trazido pela pandemia, a comunicação se faz ainda mais importante neste momento para facilitar a gestão remota ao mesmo tempo em que ajuda a amenizar as questões relacionadas à ansiedade.

A impossibilidade de estar frente a frente com os funcionários não deve ser tornar um empecilho para o diálogo. Neste sentido, manter uma linha de comunicação transparente entre os colaboradores e a gestão da empresa, com o objetivo de alinhar os próximos passos a serem seguidos pela companhia, é fundamental. Cabe à empresa definir qual será a melhor forma de tornar isso possível, considerando quais ferramentas serão utilizadas para manter o contato dinâmico.

Vale lembrar que nesta época, as fake news costumam se disseminar rapidamente e que tanto o RH quanto os gestores podem atuar nesta frente, evitando que conteúdos falsos sejam compartilhados na empresa e gerem ainda mais medo, bem como apostando sempre na divulgação de informações de fontes confiáveis.

Promover palestras online e enviar comunicados diários ou semanais por e-mail são ótimas medidas para encurtar a distância física e tranquilizar as equipes. Divulgar boas notícias, resultados positivos e avanços recentes que merecem ser comemorados também podem ajudar neste processo.

E já que estamos falando sobre comunicação, não podemos deixar de dizer que ela precisa ser uma via de mão dupla. Ou seja: tão importante quanto comunicar é estar aberto para ouvir o que os colaboradores têm a dizer. Que tal, então, estabelecer um canal para o esclarecimento de dúvidas, recebimento de sugestões e feedbacks, e aproveitar essa interação para co-criar novas iniciativas dentro da sua empresa?

2. Alinhe as expectativas de entregas e resultados

Já dizia o velho ditado: o combinado não sai caro. Por isso, alinhar as expectativas entre os gestores e suas equipes também é parte essencial para a realização de um bom trabalho remoto. Logo, antes de qualquer arranjo, ambas as partes precisam estar em conformidade.

Com o apoio do RH, os gestores devem comunicar de forma clara o que esperam de cada colaborador, quais atividades e projetos devem ser executados, bem como as metas que devem ser atingidas e em quais horários o funcionário deve estar disponível para a empresa. O alinhamento destes detalhes ajudará a criar um senso de equipe e comprometimento, incluindo todos dentro de um plano de trabalho.

3. Estabeleça reuniões periódicas para alinhamento

Alguns gestores podem se tornar bastante ansiosos quando não conseguem acompanhar suas equipes de perto. Por isso, o senso de confiança precisa ser fortemente trabalhado quando falamos em gestão remota. Neste caso, a tendência é que a microgestão dê espaço para a gestão de resultados.

O hábito de realizar reuniões periódicas para o alinhamento das demandas pode potencializar o vínculo entre a equipe e favorecer a produtividade. A dica aqui é definir, previamente, os dias e horários em que os encontros acontecerão, bem como a plataforma de videoconferência que será utilizada e qual o tempo de duração de cada reunião.

Além de promover o diálogo e o repasse de resultados, as reuniões periódicas podem ajudar os gestores a conhecer as dificuldades dos colaboradores e orientá-los a partir disso, bem como analisar o desempenho de cada um deles por meio do feedback. Essa iniciativa certamente irá gerar mais confiança, motivação e melhora no relacionamento entre os colaboradores e a empresa.

Aqui cabe um lembrete: mesmo com a prática de reservar um tempo para esse tipo de interação com os colaboradores fisicamente distantes, é fundamental que a comunicação entre os gestores e as equipes remotas aconteça da forma mais fluida e espontânea possível. Por isso, os líderes devem mostrar que estão por perto e disponíveis para conversar com os funcionários quando eles precisarem e não somente nas reuniões pré-agendadas.

4. Ajude os colaboradores a estabelecerem uma rotina

Nem todos as pessoas estão acostumadas ao trabalho remoto. É preciso que os gestores tenham paciência para entender que uma nova cultura de trabalho, bem como novos hábitos coletivos, serão criados. Mais do que isso, vale a pena auxiliar as equipes a criarem uma rotina de trabalho para que a liberdade e flexibilidade proporcionadas pelo home office não sejam um tiro no pé.

Caso o gestor perceba que algum colaborador está tendo dificuldade em regular o tempo de trabalho ou algum outro fator, é de bom tom sugerir treinamentos ou apresentar modelos que o auxiliem nestes pontos. Em contrapartida, também é importante que os líderes deem espaço para que as pessoas encontrem o seu próprio estilo de trabalho dentro do home office e possam organizar os horários de acordo com as suas particularidades.

Apesar de muito valorizada em qualquer época, a sensibilidade para entender as individualidades de cada colaborador tem se feito ainda mais necessária agora. Por exemplo: com o fechamento de escolas e creches, devido à pandemia, muitos pais têm se desdobrado para cuidar dos filhos ao mesmo tempo em que trabalham de casa.

Ter empatia para compreender este momento de adaptação e dar espaço para que os colaboradores descubram de que forma podem se organizar melhor, para cumprirem com as demandas pessoais e profissionais, fará toda a diferença – aqui, voltamos novamente à importância da gestão de resultados em substituição à microgestão.

A importância do RH para o sucesso da gestão remota

É incontestável que a área de Recursos Humanos vem assumindo um papel cada vez mais estratégico dentro das organizações e, quando falamos sobre gestão remota eficaz, essa afirmação ganha ainda mais força.

Uma gestão que favoreça a boa performance do time, ao mesmo tempo que ajuda a diminuir os níveis de estresse dos colaboradores, está diretamente ligada a uma liderança bem preparada e apta a explorar as melhores habilidade de cada colaborador, independentemente do formato de trabalho. E um dos principais desafios do RH é justamente atuar no desenvolvimento e preparo destes líderes.

Neste sentido, é papel do RH preparar os gestores para acompanharem suas equipes neste período de transição para o trabalho remoto, a fim de que todas as dicas listadas acima possam ser implementadas com sucesso para que os níveis de produtividade sejam mantidos.

Em complemento, o RH também deve atuar como nunca em parceria com as outras áreas para criar um canal de comunicação interna forte, mesmo que virtualmente.  Unindo forças entre os líderes e o RH, é possível incentivar uma rotina de trabalho mais produtiva e menos estressante para todos, principalmente em tempos de home office.

Segundo reportagem publicada pelo El País, a COVID-19 veio para antecipar uma série de mudanças que já estavam em curso, como é o caso do trabalho remoto. Isso quer dizer que, apesar de já ser uma realidade para muita gente, o home office é uma das grandes tendências do mundo pós-pandemia e, portanto, deve crescer ainda mais nos próximos anos.

Ou seja: é cada vez mais urgente que as empresas estejam preparadas para gerenciar seus funcionários à distância, bem como para lidar com as demais exigências deste novo formato.

Para saber mais sobre boas práticas que podem ser encabeçadas pelo RH para lidar com os impactos que a COVID-19 tem trazido para o mercado de trabalho, clique aqui e acesse o artigo que escrevemos sobre o assunto.